Licence par utilisateur : ce que le paiement au siège coûte vraiment

« Comme on paie à l'utilisateur, les services n'ont pas accès au logiciel : on leur ressaisit tout. »

La phrase décrit une organisation qui s'adapte à la grille tarifaire. Le logiciel de référence est réservé à quelques licences, et les autres services reçoivent des tableaux, des copies d'écran ou des mails transférés.

Chaque ressaisie ajoute un délai et un risque d'erreur, et plus personne ne travaille sur la même version de l'information.

Avec une facturation par agent, le coût grimpe à chaque personne ajoutée. Les options suivent souvent la même logique : une fonction d'IA ou un module de reporting se facture lui aussi par agent. Ouvrir l'accès à un service entier devient une décision budgétaire, et on finit par ne pas la prendre.

C'est le modèle des grands logiciels de support client. Nous comparons leurs tarifs publics à notre forfait dans nos pages consacrées à Zendesk, Freshdesk et Intercom.

Chatwoot, dans son édition Community, est un logiciel open source publié sous licence MIT, et son usage ne se paie pas à l'utilisateur. Ce que nous facturons, c'est l'hébergement en France et l'exploitation (mises à jour, sauvegardes, supervision). Notre forfait Chatwoot démarre à 99 € HT par mois et ne dépend pas du nombre d'agents.

Ajouter un agent ne change donc pas la facture. Le prix de chaque service est affiché sur notre page tarifs.

La comparaison des deux modèles tient en 4 étapes.

1. Comptez tous les agents qui devraient avoir accès, en plus de ceux qui ont une licence aujourd'hui.
2. Multipliez ce nombre par le prix du siège, puis par 12 mois.
3. Ajoutez les options facturées par agent, comme l'IA ou le reporting avancé.
4. Comparez au forfait multiplié par 12, à périmètre égal : mêmes canaux, même hébergement, même niveau de support.

Un logiciel propriétaire peut inclure des fonctions qu'un forfait open source n'a pas, et l'inverse est vrai aussi. La comparaison se fait donc fonction par fonction, en plus du prix.

Un forfait illimité ne forme personne. Le vrai coût d'un nouvel outil, c'est le temps que chaque équipe met à l'adopter. C'est pourquoi nous conseillons d'avancer par étapes : une boîte pilote avec une équipe volontaire, puis les autres boîtes service par service, puis les formulaires du site.

Cette progression est décrite dans notre article sur la centralisation des boîtes partagées. Pour les autres logiciels du quotidien, nos alternatives souveraines suivent la même logique de forfait par service.